Cos’è il time management e come imparare la gestione del tempo per stare bene

L’abilità di gestire il tempo, anche detta “time management” è essenziale non solo per completare le attività quotidiane, ma anche per raggiungere obiettivi a lungo termine e tutelare il proprio benessere psicofisico. Ecco come imparare a svilupparla.

Cos’è il time management e perché è essenziale nella vita moderna

Il time management (letteralmente “gestione del tempo”) è l’arte di pianificare e controllare il tempo dedicato a specifiche attività per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Lo scopo ultimo, quindi, è consentire alle persone di svolgere una quantità maggiore (e migliore) di lavoro in meno tempo.

Questo può essere realizzato attraverso tecniche di organizzazione, pianificazione e programmazione per sfruttare al meglio il tempo a disposizione, tenendo conto anche della situazione particolare di ciascuno di noi e delle nostre capacità e caratteristiche.

Saper gestire il proprio tempo è particolarmente importante perché viviamo nell’epoca dell’iperproduttività: più siamo occupati ed efficienti, più sembriamo persone di valore, impegnate e quindi degne di rispetto e riconoscimento sociale.

Siamo spinti a dedicare ogni minuto al lavoro e spesso fatichiamo a porre dei limiti per tutelare il tempo dedicato a sé, ai propri interessi e ai propri cari. Questo può tradursi in esaurimento fisico e mentale, pregiudicando sia il nostro benessere sia la nostra capacità di funzionare, dentro ma soprattutto fuori dal lavoro.

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Tecniche di gestione del tempo: quali sono le più efficaci?

Ci sono numerose tecniche di gestione del tempo che possono aiutare a ottimizzare la propria giornata. Tra le più efficaci ci sono:

Metodo Pomodoro

Suddivide il lavoro in intervalli di 25 minuti – i “pomodori” – intervallati da brevi pause di 5 minuti. Questo metodo aiuta a mantenere alta la concentrazione e a evitare l’affaticamento mentale, perché è più facile impegnarsi per 25 minuti di lavoro alla volta che per un intero pomeriggio di lavoro ininterrotto.

Matrici di Eisenhower

Questa tecnica a capire quali sono le priorità rispetto alle diverse attività suddividendole in quattro quadranti in base all’urgenza e all’importanza. Questa tecnica permette di concentrare le energie sulle attività che realmente contano, evitando quella che viene definita “urgency trap”, la trappola dell’utenza che ci convince che ogni compito è ugualmente importante e richiede attenzione immediata.

Tecnica dei Time blocking

Questo metodo di time management funziona dividendo la giornata in blocchi di tempo. Ogni blocco è dedicato a un’attività o a un gruppo di attività specifico. Ad esempio, il blocco 9:00-10:00 potrebbe essere dedicato a controllare e rispondere alle e-mail, quello 10:00-12:00 a lavorare su un progetto specifico e quello 13:00-14:00 per pranzare in quel nuovo ristorante in cui vogliamo andare da tempo.

La maggior parte delle tecniche di time management possono essere applicate anche grazie ad apposite app che possono aiutare a programmare la giornata o i vari blocchi di tempo secondo il metodo prescelto.

Come riconoscere e ridurre le distrazioni quotidiane sul lavoro

Le distrazioni quotidiane possono seriamente compromettere la produttività. Riconoscerle è fondamentale per iniziare a ridurle e rendere il proprio tempo più produttivo. Il primo passo è quindi individuarle, analizzando quali attività o elementi ci distraggono di più durante la giornata. Potrebbero essere le notifiche delle chat sul telefono, le e-mail, i rumori ambientali, i social network.

Una volta individuate, è possibile cercare di creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni, riducendo i rumori (ad esempio utilizzando cuffie con cancellazione del rumore) e mantenendo uno spazio di lavoro ordinato che può ridurre lo stress e aumentare la concentrazione.

Se sono social media, chat ed e-mail la fonte principale di distrazione, è possibile impostare limiti di tempo per il loro utilizzo, anche grazie ad app che limitano l’accesso durante le ore di lavoro. È possibile impostare orari specifici in cui concedersi una pausa per controllare i social, in modo da non interrompere continuamente il flusso di lavoro.

L’arte di dire “no”: come proteggere il proprio tempo

Nessuna di queste tecniche o strategie, però, può funzionare se non si riesce a tutelare il proprio tempo, imparando a dire “no” quando necessario. Farlo non è facile, ma è possibile sviluppare questa capacità.

Innanzi tutto è necessario imparare a valutare le richieste che riceviamo prima di accettare, senza aver paura di rifiutare quello che non è il linea con i nostri interessi, i nostri obiettivi o la nostra professionalità.

Ogni volta che diciamo no, è importante essere gentili ma assertivi, rifiutando con rispetto, spiegando il motivo e offrendo soluzioni alternative se possibile. Per proteggere il proprio tempo – e quindi il proprio benessere – è importante comunicare chiaramente ciò che si pensa, senza sentirsi in colpa.

Dire “no” è un esercizio difficile, che diventa più semplice praticandolo regolarmente: Più spesso lo facciamo, più diventa naturale farlo quando è importante per noi.

Il tempo del lavoro e il tempo libero

Nell’era dell’iperconnessione e della reperibilità h24, bilanciare il tempo dedicato al lavoro e al tempo libero è cruciale per mantenere una buona salute mentale e fisica. Farlo, però, è meno facile di quanto possiamo pensare, perché la hustle culture ci spinge a essere sempre operativi, anche in quei momenti che non dovrebbero essere dedicati al lavoro.

Per questo è fondamentale iniziare stabilendo (per noi stessi prima ancora che per gli altri) orari di lavoro chiari, definendo un inizio e una fine per la giornata lavorativa ed evitando di lavorare oltre questi orari per prevenire il burnout.

Altrettanto essenziale è assicurarsi di dedicare tempo alle attività che ci piacciono e ci rilassano – sport, lettura, passare del tempo con amici e famiglia – pianificandole e organizzandole durante la settimana, in modo da dare il giusto spazio a questi momenti.

Per goderne appieno, una strategia è anche la disconnessione: staccarsi dai dispositivi elettronici durante il tempo libero aiuta non solo a ridurre lo stress e a vivere appieno i momenti lontani dallo schermo, ma anche a ricaricare le energie e migliorare la concentrazione quando torniamo al lavoro.

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Creare una routine che funzioni: esempi di routine quotidiane e settimanali

Per massimizzare le tecniche di time management è possibile sviluppare e seguire una routine ben strutturata, sia durante la giornata che a livello settimanale. Queste possono includere i diversi metodi che abbiamo visto ed è fondamentale che siano elaborate a partire dalle necessità e dalle caratteristiche specifiche della persona a cui devono essere applicate.

Le routine sono importanti perché aiutano a sviluppare abitudini sane e ad alleviare l’ansia e lo stress. Sapere di aver dedicato del tempo a tutto ciò che deve essere fatto può aiutarci a rilassarci e a fare le cose invece di preoccuparci di tutto ciò che deve essere fatto.

In generale un esempio di routine quotidiana potrebbe essere così suddivisa:

• Mattina: Pianificazione della giornata, esercizio fisico, colazione sana per iniziare la giornata con energia.
• Pomeriggio: Lavoro in blocchi di tempo con pause regolari per mantenere alta la produttività.
• Sera: Relax, lettura, riflessione sulla giornata, pulizie quotidiane e preparazione per il giorno successivo.

Una routine settimanale, invece, dovrebbe includere oltre alle attività lavorative e tutte quelle cose che “dobbiamo” fare (lavanderia, pianificazione dei pasti, la spesa, conti e bollette, la pulizia della casa divisa in ogni specifica area) anche il tempo per sé e quello da dedicare ad affetti, hobby e interessi.