Le pulizie di Primavera in Ufficio aumentano la Produttività

Primavera, tempo di Space Clearing. Per chi non ne avesse mai sentito parlare, si tratta della “purificazione degli spazi” o, come la definisce Lucia Larese “l’arte di fare spazio, in casa come nella vita” – e io aggiungerei anche in ufficio.

Sì, perché chi non ha mai perso tempo prezioso nel cercare quel documento che di certo sapeva di aver messo proprio lì, impilato in quel disordine solo per lei ordinato, in quella scrivania ingombra di gadgets aziendali, bigliettini da visita da riorganizzare prima o poi, o proprio sopra o sotto (ormai chi lo sa?) la catasta informe di giornali, o dentro una cartella del Desktop del pc (vai a ricordarti con quale logica), alzi la mano!

Cosa esprime la nostra scrivania?

Armonia, ordine, professionalità o confusione, disagio, disorganizzazione?

Spero non sia il vostro caso, e siate libere dall’ossessione dell’accumulo.

Ma se – anche fosse solo per mancanza di tempo – il disordine nel vostro ufficio supera la soglia di tollerabilità, tanto da farvi sperimentare a volte incapacità a concentrarvi, o una sensazione di sopraffazione e disagio… beh, allora avete bisogno di fare quello che all’estero chiamano De-Clutter!

“De-clutter” vuol dire eliminare accumuli superflui e disordine.

Per contro, il clutter fagocita tempo prezioso che potremmo impegnare meglio, e ci toglie energie.

Eliminare il superfluo equivale ad imparare a scegliere. Dura cosa per un’accumulatrice.

Vi aiuti il fatto che, per la legge di Pareto, in genere utilizziamo solo il 20% di ciò che possediamo. Il resto, con molta probabilità, può essere eliminato perché:

1. non vi serve
2. non lo usate da troppo tempo (quindi non vi serve)
3. avete dimenticato di averlo (quindi non lo usate, non vi serve)

Osservate la vostra scrivania e, dopo essere consapevolmente inorridite per l’ultima volta, iniziate con la pulizia.

Se siete accumulatrici professioniste, probabilmente faticherete a “mollare la presa”.

Sappiate però che ciò che transita e si affastella inutilmente nel vostro spazio, blocca anche il vostro tempo (che perderete nella ricerca di ciò che vi serve, nel rallentamento di progetti) e la vostra energia (limitando la vostra creatività e generando stress).

Allenatevi alla preziosa arte della “scelta”, passando in rassegna i vostri strumenti e il luogo di lavoro: armadi, cassetti, scrivania, archiviazione della posta elettronica, files, tablet, cellulare, desktop, locandine… bigliettini da visita e contatti LinkedIn! Si pure su quelli si può fare pulizia!

Svuotare ci fa sentire in ordine e leggere, facilita il cambiamento, migliora la performance e prepara posto per nuovi progetti, nuove idee, nuovi lavori.

Ma non è finita. Siete a vostro agio nello spazio lavorativo? Provate a rifletterci.

In caso negativo, potreste girare la scrivania, togliere ostacoli, box accumulati negli angoli, o davanti alla finestra o agli armadi impedendovi di aprirli. Potreste anche cambiare i colori che vi circondano, o perlomeno i quadri o le piante. Cosa di ciò che vi circonda vi crea benessere o malessere?

Di cosa state nutrendo il vostro spazio di lavoro?

Ho visto persone tenere locandine di eventi andati male o mai partiti appese proprio alla parete di fronte la scrivania (come tenere l’insuccesso e il fallimento sempre davanti agli occhi, converrete che non è proprio una leva motivazionale).

Diversi anni fa, e ancora lo ricordo, feci un colloquio incubo in una stanza letteralmente invasa da pile di riviste appoggiate in ogni dove, anche sulla sedia in cui avrei dovuto sedermi per il colloquio.

Io non osai chiedere dove potevo sedermi (perché non c’era di fatto alcuno spazio possibile), ma anche perché l’imprenditore fu al telefono per tutto il tempo, facendomi cenno di entrare con la mano e poi costringendomi a un “colloquio” sbrigativo (interrotto costantemente da altre telefonate) e completamente in piedi, dall’inizio alla fine!

Inutile dirvi qual è stata l’impressione che mi sono fatta di quel “professionista” e del suo approccio poco attento alle persone.

Anche senza arrivare a casi limite come quello che è capitato a me (ma ne conosco di ben peggiori), è bene che ci rendiamo conto di cosa e come stiamo comunicando attraverso lo spazio che “gestiamo”, fosse anche solo quello della nostra piccola scrivania. Attraverso tutti i dettagli facciamo Personal Branding.

Possiamo fare ordine prima di tutto per vivere meglio, più organizzate, trovare le cose con maggiore facilità, ma anche per fare una migliore impressione.

Vi è mai capitato di vedere quei programmi televisivi in cui prima di vendere un appartamento lo si risistema e valorizza? Perché? Semplice: si vende meglio.

E voi, quindi, cosa state comunicando?

Iniziate l’osservazione del vostro spazio ed entrate in azione. Man mano che pulite ed eliminate il superfluo, osservate cosa accade alla qualità della vostra energia, relazioni professionali ed opportunità con cui venite in contatto. Ma ricordatevi anche di stabilire un premio per voi stesse. Vi assicuro che se siete delle vere accumulatrici dopo un lavoro del genere ve lo sarete davvero meritato!

Attente però, come inizierete a liberarvi, aumenteranno le persone che non vedranno l’ora di lasciarvi i loro libri, farvi “dono” di radio, raccoglitori,  od altri oggetti di cui – loro – vogliono liberarsi.  Ricordate che a ri-accumulare si fa prestissimo! Quindi ringraziate e non accettate!

Da adesso in poi, scegliete di cosa riempire (eventualmente) quello spazio che state a fatica e con consapevolezza  creando.

Per voi stesse e… per far posto alle cose che desiderate di più.

Articolo originale pubblicato il 24 aprile 2014